Revisión de procedimientos y políticas

Luego de la auditoría interna global que se realizó en junio en Securitas a nivel global, uno de los comentarios sugeridos por los auditores enviados por casa matriz fue la necesidad de implementar un control anual de todos los documentos de manera de dejar evidenciada dicha actualización y revisión por parte de los responsables de cada proceso en nuestra plataforma de calidad Soft Expert. En respuesta a lo solicitado, la Dirección de Riesgos y Legales de nuestro país llevó adelante una revisión integral de todos los procedimientos y políticas que se encuentran activos en dicha plataforma.

“Previo a la visita de los auditores, desde la Dirección de Administración y Finanzas ya habíamos identificado la necesidad de contar con un proceso de revisión que diera mayor soporte a las Direcciones en materia de Calidad, Compliance y Control Interno. Así fue que con Ángela Pace y Victoria Burden Raigada formamos el Comité de Revisión de Políticas. Con posterioridad a la auditoría, y en vista de lo solicitado, generamos encuentros periódicos con los Directores de cada área en los cuales les transmitimos la necesidad de revisión y el listado de documentos involucrados para ejecutar la tarea solicitada por Suecia, y les ofrecimos el soporte del Comité en lo que se necesitara para la revisión.

En general, en esta primera etapa, el cumplimiento fue bastante bueno. Muchos documentos fueron renovados en su vigencia y contenido durante agosto. En los casos que se requirió una revisión más profunda se continuó trabajando durante septiembre. Actualmente, nos encontramos iniciando una segunda etapa que consiste en incorporar al Soft Expert aquellos documentos que cada Dirección tuviera ya elaborados o en uso y que no fueron incorporados a la plataforma, de manera de que todos se encuentren autorizados mediante el workflow correspondiente. Esto es muy importante, ya que, además de cumplir con un proceso de autorizaciones, posibilita que la plataforma pueda disparar un aviso automático a todos aquellos involucrados en el conocimiento del documento que se trate”.

Fernando Smillovich

Control de Procesos y Control Interno - Dirección de Administración y Finanzas

“El proceso de actualización arrancó en febrero de este año con la creación del Comité de Revisión de Políticas. Esta iniciativa surgió para controlar el estado de las políticas y procedimientos vigentes y dar soporte a las Direcciones en la creación y renovación de dichos documentos. Teniendo en cuenta la recomendación de los auditores, generamos encuentros para poder cumplir exitosamente el plan de acción propuesto.

La creación de la cultura de Compliance que buscamos tiene dos elementos fundamentales: las normas en sí mismas y la gestión eficaz y ética. Para que todos podamos ser parte de esa cultura deseada, debemos contar con normas actualizadas y claras que puedan colaborar con la transparencia y la integridad del ambiente laboral en el que aspiramos trabajar”.

Victoria Burden Raigada

Gerente de Riesgos y Compliance - Dirección de Riesgos y Legales